Três entidades catarinenses – Elos, Fusesc e Previsc – talvez em diferentes graus mas sempre com aprovação, exaltam a experiência com o home office e dão a entender que o trabalho a distância, especialmente as reuniões virtuais, vieram mesmo para ficar. E que tudo se encaminha para um modelo híbrido também chamado de misto, em que as pessoas irão se reunir tanto à distância quanto presencialmente, esta segunda opção reservada mais para a alta direção ou em situações específicas. “Mesmo antes da pandemia, já percebíamos que algumas reuniões realizadas presencialmente eram desnecessárias”, resume Ezequias Candido de Paula, Diretor Presidente da Elos e da Ascprev, esta última a Associação que reúne o sistema em Santa Catarina.
As reuniões virtuais realizadas nos últimos meses de pandemia estão deixando uma impressão fortemente positiva, explica Ezequias apontando as vantagens: “são eventos mais produtivos e mesmo mais eficientes, até porque as pessoas são levadas a se mostrar mais objetivas”. Ele acrescenta: “A entrega se faz tão bem ou melhor do que presencialmente”.
E diga-se que esse formato online tem passado por um teste severo. Toda semana cada um dos diretores e gerentes se reúne com a sua equipe para fazer um amplo balanço do que passou e planejar as próximas ações, envolvendo a todos e não deixando ninguém de fora. Enfim, toda a rotina que se cumpria no escritório foi transferida para o virtual e ninguém sente propriamente falta do passado.
O ambiente agora digital trouxe até um sensível avanço, por exemplo, uma vez que diretores, conselheiros e membros de comitês da Elos contam com uma poderosa plataforma de apoio às suas reuniões, que facilita desde o agendamento e confirmação da presença até à produção posterior da ata. É claro, dentro desse novo cenário tudo transita eletronicamente, algo que Ezequias sintetiza em uma palavra: “dinamismo”.
Ele exemplifica com algo que acontece em sua própria entidade, onde se sente que a diretoria vem se reunindo mais vezes e decidindo com mais agilidade. Apesar disso, suas reuniões, em razão de especificidades, tenderão a voltar a ser presenciais. Mas as do Conselho Deliberativo, ainda que não haja nada decidido, deverá adotar um modelo misto, entre presencial e virtual seguindo a preferência dos conselheiros.
No geral vai na mesma direção o depoimento de Vânio Boing, Diretor Superintendente da Fusesc. “Realizamos reuniões semanais com toda a equipe por videoconferência e, inclusive, a posse de novos conselheiros e diretores indicados também ocorreu de forma remota, usando a tecnologia para nos auxiliar neste novo momento”, diz. Isso significa que o formato online foi submetido a um teste amplo e foi aprovado.
Boing completa: “Com a experiência positiva do trabalho em home office, a Fusesc estuda adotar um sistema misto, que possibilite o trabalho presencial por escala de funcionários mesmo após a pandemia.”
“Com a pandemia, as reuniões por vídeo chamadas foram incorporadas nas reuniões da governança e rotinas de todos os colaboradores da Previsc. É um ótimo recurso, pois além de aproximar a todos, proporciona clareza na comunicação”, nota Regidia Frantz, Superintendente da Previsc.
E esses dirigentes e suas entidades definitivamente não estão sozinhos em suas avaliações. É que os números a seguir nos fornecem uma possível indicação sobre como instituições mais ou menos assemelhadas às nossas estão reagindo às novas rotinas ditadas pela pandemia e como deverão optar entre reuniões virtuais e presenciais na hora em que tiverem de escolher entre um e outro modelo.
Levantamento – É que pesquisa feita com integrantes dos colegiados da Anbima – fóruns, comissões, grupos de trabalho e conselhos – mostrou que as reuniões online são o formato preferido de 62% dos associados. De acordo com os que deles participam, os encontros virtuais são mais produtivos e permitem um melhor aproveitamento de tempo.
Outros 34% dos respondentes preferem reuniões mistas – com possibilidade de escolher entre a participação virtual e a presencial – e apenas 4% optam pelo formato presencial.
Nos encontros de organismos da Anabima realizados durante a pandemia, 70% dos entrevistados afirmaram ter participado de forma online, sendo que 87% aprovaram a modalidade. Este mesmo grupo declarou ter suas expectativas atendidas (97%), considerou as discussões mais produtivas (96%) e não teve problemas com a tecnologia (93%). Quando questionados sobre sugestões de melhorias, 79% afirmaram não ter apontamentos.
Em contrapartida, 6% sugeriram a utilização de outras plataformas para a realização de reuniões e outros 6% acharam que os debates devem se ater apenas aos temas em pauta observando o tempo de fala de cada participante.
Neste período de isolamento social, foi identificado também um aumento no quórum nas reuniões online. Para 98% dos respondentes, a dispensa do deslocamento da instituição até a Associação é o principal motivo. Outros pontos destacados foram reuniões mais objetivas (65%), ganho de produtividade (54%) e menor tempo de duração (54%).
