A pandemia de Covid-19 trouxe aprendizados para as entidades fechadas de previdência complementar em todas as áreas. Mas a comunicação foi, sem dúvida, uma das que mais refletiu as transformações desses últimos dois anos.
Na avaliação de Marisa Bravi, Secretária Executiva do Colégio de Coordenadores das Comissões Técnicas de Estratégias e Criação de Valor da Abrapp, o primeiro aprendizado com a crise foi mostrar a capacidade das EFPCs em lidar com situações inesperadas, com a rápida migração de atividades para o ambiente virtual.
Do ponto de vista de comunicação, a pandemia tornou a liderança mais próxima de seus colaboradores. “Pelos vários estudos feitos, percebemos que havia entidades nas quais as pessoas nem conheciam seus dirigentes. Com o fato de se começar a fazer reuniões online, essas videochamadas, a comunicação ficou mais efetiva e houve uma maior proximidade com os colaboradores. E como cliente também, porque muitos gestores foram para as lives falar com os seus participantes”, destaca Marisa.
O terceiro ponto forte dessas mudanças, na visão da especialista, é que a comunicação mais frequente reforçou o sentimento de pertencimento dos colaboradores. “Eles se soltaram para sugerir novas ideias, começaram a trabalhar com mais empatia. Então, tudo isso vem contribuindo para um novo exercício da comunicação. Isso fortalece a cultura organizacional da entidade”.
Mudança na estratégia – O início da pandemia exigiu agilidade também para conduzir rápidas mudanças nas estratégias das EFPCs frente a um cenário desconhecido. Com um plano família recém-lançado, a Fachesf teve que rapidamente revisitar toda a sua estratégia de comunicação, marketing e vendas, antes focada no presencial, para uma abordagem por telefone e canais virtuais, conta Laura Jane Batista de Lima, membro da CT de Estratégias e Criação de Valor e Assessora de Comunicação e Marketing da Fachesf.
A operação de autogestão em saúde trouxe um desafio extra para a entidade, em meio à uma situação pandêmica. “Você imagina a angústia das pessoas nesse período, o plano de saúde, a questão do exame de Covid-19. E a Fachesf, desde o início da pandemia, antes mesmo da Agência Nacional de Saúde tornar o teste obrigatório, nós já estávamos fazendo”, conta Laura. Além de não ter ocorrido descontinuidade de serviço, a EFPC conseguiu encerrar o ano dentro das metas de venda.
Nova campanha e canal no WhatsApp – Em termos de estratégia de comunicação interna, para diminuir os impactos da distância, a Fachesf criou o programa “Junto é mais que perto”, que contou com a intensificação da comunicação via reuniões virtuais e pelo app de mensagem WhatsApp. Sediada na capital pernambucana, Recife, a entidade possui agências que a representam em todo o Nordeste, além de equipes no Rio de Janeiro e em São Paulo.
“Através do programa ‘Juntos é mais que perto’ conseguimos trazer a experiência de como cada colaborador estava lidando com as mudanças. Realizamos pequenas entrevistas com essas pessoas e divulgamos com as fotos delas em seus novos ambientes de home office, três vezes por semana, no nosso grupo de WhatsApp. Isso trouxe para as pessoas o sentimento de se verem e serem vistas”, conta Laura. A iniciativa deu tão certo que a marca do programa foi utilizada no fundo virtual dos colaboradores nas reuniões, reforçando o senso de pertencimento.
Valorização e novos canais – Carolina Utumi, Gerente de Pessoas, Planejamento e TI da Vexty, afirma que durante e depois da pandemia a entidade passou a valorizar ainda mais a comunicação escrita. Segundo ela, foi intensificada a frequência e houve adaptação da linguagem, deixando-a mais leve e objetiva. “Ainda, criamos novos canais, como reuniões online, com todos os integrantes, para alinhamentos institucionais, esclarecimento de dúvidas, e um momento de descontração e proximidade”, destaca Carolina.
A Gerente ressalta que o foco da Vexty, além do participante e do assistido, sempre foi a saúde da equipe. Com as mudanças na comunicação e os novos canais de interação, ela avalia que a entidade conseguiu deixar claro esse objetivo, trazendo a percepção de humanidade e cuidado para a gestão atual.
Rede social corporativa e saúde mental – Na Funpresp-Jud, as plataformas online também foram utilizadas como ferramenta para reuniões e eventos durante a pandemia. A Fundação assinou a rede social corporativa Workplace e tem trabalhado na migração dos grupos de WhatsApp para o Microsoft Teams, no qual as tarefas e assuntos das áreas serão discutidos dentro do horário de expediente, destaca Paolla Christine de Oliveira Dantas, Gerente de Comunicação e Marketing da entidade e membro da CT da Abrapp.
A preocupação com a saúde mental das equipes também foi ressaltada pela Gerente da Funpresp-Jud. “A comunicação interna passou a ser mais ágil e eficiente, devido ao momento da pandemia, com a utilização das novas ferramentas. Porém, com o trabalho híbrido, temos que tomar cuidado com o uso desmedido dessas ferramentas. É importante estabelecer o que é de fato urgente ou prioridade, para diminuir a ansiedade das equipes/times, ter mais alinhamento e previsibilidade”.
Paolla adiciona que compreender a importância do bem-estar emocional das pessoas para um melhor desempenho, bem como dar um tom coerente às mensagens que são emitidas em diversas situações, é de suma importância para agregar valor à gestão.
Interatividade e gamificação – Sobre as tendências para a área, Carolina Utumi entende que a comunicação interna vai muito além da informação institucional padrão. “O próximo passo é trabalhar a interatividade. Já temos as mídias sociais internas, mas podemos explorar também grupos de WhatsApp e gamificações para garantir o engajamento da equipe nas informações passadas. Um exemplo de dinâmica que ajuda muito no envolvimento e na absorção de conteúdos diversos é o Kahoot (plataforma de aprendizagem baseada em jogos)”.
Laura Lima compartilha que o uso da gamificação está também nos planos da Fachesf, com um projeto previsto para o segundo semestre deste ano. “É importante apresentar as coisas de forma mais lúdica, trazer o empregado para mais perto. Ajudá-lo a conhecer cada vez mais como a entidade funciona, para que possa entender o seu papel e a sua importância no contexto maior. E isso pode ser incentivado por meio de jogos digitais, até mesmo com premiações”, observa Laura. Um projeto com o uso da gamificação também é cogitado para incentivar a educação financeira dos participantes.
Paolla Dantas reforça a importância de se valorizar a cultura organizacional, com conteúdos mais personalizados e em diferentes plataformas (incluindo audiovisual), destacando essa cultura como ativo estratégico e reforçando o espírito de grupo e a unidade nas ações das diferentes equipes.
“A comunicação interna, com o modelo híbrido, torna-se ainda mais estratégica para manter os colaboradores engajados e informados, sem a dinâmica presencial. Por essa razão, seu papel será fundamental na transmissão da mensagem, que deve ser a mesma para quem está no presencial ou em casa. É necessário reforçar a cultura organizacional (missão, visão e os valores), para que não se perca a essência da entidade”, observa a Gerente de Comunicação e Marketing da Funpresp-Jud.
Desafios e oportunidades – Sobre os desafios para as EFPCs, a Coordenadora de Comunicação da Vexty, Carla Tassini, membro da CT da Abrapp, ressalta a importância da comunicação com os participantes e assistidos (comunicação externa). Grande parte das entidades trabalha no início com equipes enxutas e orçamentos reduzidos, observa Carla. “No entanto, apesar de desafiador, esse fato oferece uma oportunidade muito grande de aprendizado, uma vez que estimula constantemente a busca por criatividade e inovação para lidar com os demais desafios diretamente relacionados à comunicação em si”.
Carla elenca os principais desafios nessa vertente: (1) comunicar um benefício de longo prazo fazendo com que as pessoas enxerguem a importância desse planejamento, em uma sociedade que não possui esse tipo de pensamento em sua cultura; (2) reforçar constantemente atributos de solidez/transparência/governança; (3) conhecer o público da EFPC – atual e potencial; (4) engajar a nova geração; (5) ser relevante para esse público em meio a uma série de estímulos e informações disponíveis o tempo inteiro sobre os mais diferentes temas da vida dele; e (6) comunicar de forma clara, acessível e interessante o negócio da previdência complementar que, por natureza, é técnico e com um vocabulário particular.
Na visão da Coordenadora, há vária soluções viáveis para auxiliar nesse processo, como: uso de mídias sociais, realização de webinars, pesquisas, ações direcionadas ao público jovem, compartilhamento de boas práticas entre as EFPCs e uso de dados (analytics), inclusive os já disponíveis na EFPC.
Novos modelos de trabalho – Paolla Dantas observa que com a implementação de novos regimes de trabalho, a exemplo de híbrido e home office, as EFPCs precisam estar cada vez mais próximas de seus times, apoiando-os com profissionais das áreas de gestão de pessoas, comportamento, comunicação e tecnologia, para a criação de regras claras a serem utilizadas, conforme o modelo adotado. A comunicação interna eficaz é essencial para esse processo.
A Gerente acrescenta que a hiperconexão por meio de diversas ferramentas e a falta de organização de tempo pelos times e equipes pode gerar adoecimento em muitas pessoas. “Destinar blocos de tempo para checar mensagens, investir em uma boa escrita para responder, se comprometer com as pessoas, silenciar notificações após o expediente, dentre outras, podem ajudar no momento da pessoa se desconectar”.
Na visão de Paolla, o grande desafio é a empresa definir o que deseja levar da comunicação em ambiente home office para o modelo híbrido ou presencial, o que deseja abandonar e o que pode começar a fazer a partir de agora.
Engajando para o futuro – Laura destaca que a Fachesf completará 50 anos em 2022. Há cinco anos, a entidade plantou uma cápsula do tempo, com a participação dos funcionários, contendo a foto da equipe e os seus desejos para o cinquentenário da entidade.
“Colocamos tudo isso em uma capsula vedada, plantamos em nosso jardim e no próximo dia 8 de abril vamos retirar esses sonhos. Isso dialoga com o pertencimento das pessoas, atrelando seus sonhos à história da nossa entidade. Este é um ano de muitos desafios, mas também de muita esperança”, destaca Laura, notando que a entidade já se prepara para os próximos 50 anos.
