Transformação Digital envolve o movimento da tecnologia que orienta o futuro da produtividade, com o objetivo de substituir processos manuais e papeladas por tecnologia de armazenamento em nuvem, assinatura eletrônica e assim por diante, buscando agregar valor à organização.
Com isso, contribui-se para melhorar o modelo de negócio, dar agilidade na obtenção de resultados, evoluir na experiência e sucesso do cliente, além de maior eficiência operacional.
A definição acima, presente no Guia de Transformação Digital em EFPC, lançado pela Abrapp, se traduz no movimento realizado pela própria Associação nessa direção.
Pessoas e engajamento – A transformação digital não começa só no virtual; ela tem início com as pessoas. É com esse espírito que as instituições do sistema Abrapp avançam na digitalização de seus processos internos.
Para engajar os colaboradores nessa missão, a Associação lançou uma campanha de comunicação interna, que conta com depoimentos dos funcionários “abrappianos” de diversos departamentos.
Automatização de atividades – Um dos primeiros setores que teve suas atividades transformadas foi o financeiro, em razão de seu impacto nas demais atividades. Parte dos processos, antes feitos de forma manual, passaram a ser automatizados.
“Com a transformação digital, hoje temos um sistema muito mais simples, prático para trabalhar e de fácil manuseio, muito mais próximo à atual realidade da Abrapp”, conta Gabriel de Araujo, um dos primeiros entrevistados na campanha interna. Ele aponta que o principal impacto nas atividades rotineiras do financeiro foi a conciliação. “O sistema facilita a identificação de pagamentos e recebimentos, de forma muito mais automatizada, reduzindo a interferência manual”, observa Gabriel no vídeo.
Pensar o processo antes da ferramenta – Ivan Corrêa Filho, Superintendente Adjunto da Abrapp, conta que o primeiro passo para a transformação digital é a avaliação de todos os processos realizados pelos colaboradores das unidades de negócio. “Não adianta ter uma boa ferramenta tecnológica se o processo não for adequado ou estiver obsoleto”, afirma Ivan.
Para isso, está acontecendo um levantamento profundo das atividades das áreas, com avaliação e rediscussão dos processos. “Quem faz essa reflexão são os próprios gestores, apoiados pela consultoria que nos auxilia.”
O Jurídico é outro departamento que passou por essa análise na Abrapp. Já foi definida uma ferramenta para auxiliar na gestão dos contratos, desde a elaboração, passando pela assinatura do contrato e por sua gestão.
Com relação à área de Atendimento, Ivan relata que está em curso uma discussão profunda que possibilitará maior eficiência e racionalização das atividades, com a utilização de um único canal.
A UniAbrapp também avança em sua transformação digital. O uso de uma ferramenta para a gestão acadêmica está em análise. A ideia é possibilitar ganhos de escala na administração dos cursos realizados, melhorando a qualidade das informações. Passa por prototipação (versão preliminar) um novo sistema para as inscrições nos eventos e nos treinamentos, a exemplo do MBA.
Soluções de mercado – Outro ponto importante da transformação digital da Abrapp é a escolha por soluções de mercado em substituição a sistemas customizados. Além de ganhar agilidade nas atualizações, os custos de manutenção são reduzidos ou até mesmo deixam de existir. “Também estamos realizando a integração dos processos com uma ferramenta que facilita a conexão entre os diferentes sistemas”.
Outro recurso que colabora para o ganho de eficiência é a solução de Service Desk (central de suporte), que proporciona eficiência no atendimento, diminui a quantidade de e-mails, preservando a rastreabilidade da comunicação e o controle de pendências, além de gerar métricas que permitem estabelecer planos de ações para otimização das atividades. O fomento na geração de conhecimento corporativo também é mais um ganho obtido.
“O trabalho de transformação começa pelas pessoas. É preciso trazer um novo olhar, a partir do zero, e se despir de preconceitos”, conta Ivan.
Como lembra Devanir Silva, Superintendente Geral da Abrapp, nos diversos eventos em que participa, para prosperar em um mundo cada vez mais dinâmico e volátil, é preciso deixar de lado a mania do “SFA – Sempre Foi Assim”. A mudança mais profunda é cultivar uma nova mentalidade para um novo tempo.
