Os planos de previdência complementar são produtos previdenciários contratados com o objetivo de gerar renda futura ao se aposentar, sendo utilizado como alternativa aos benefícios pagos pelo INSS, para manter ou elevar o padrão de vida.
O mundo vive em constante mudança e o segmento previdenciário segue a mesma tendência, com mutações vistas por séries de alterações e instabilidades, sejam elas regulatórias, de gestão administrativa ou dos investimentos. Um ponto pode ser debatido: se as mudanças ocorrem com frequência e a todo momento, por que precisamos planejar o futuro, mesmo sabendo que as Entidades Fechadas de Previdência Complementar estarão expostas a vários tipos de imprevistos?
O planejamento estratégico é um ponto de partida para todas as ações, sejam elas de grandes ou pequenas empresas, que serão realizadas ao longo de certo período para atingir a visão de futuro esperada, contribuindo para gestão dos recursos técnicos e financeiros, bem como a administração do tempo para a adequada estratégia do negócio, com foco no que realmente é necessário e que levará a entidade à perenidade.
É muito comum ouvir que alguns administradores não gostam de “perder tempo” planejando, por não compreenderem o valor de criar um plano para o futuro. O planejamento estratégico auxilia na compreensão das mudanças do ambiente interno e externo, ajudando a reconhecer dificuldades que podem ocorrer ao longo do tempo e a identificar oportunidades de melhoria para o negócio de planos previdenciários. Portanto, mesmo que o segmento esteja em constante mudança, haverá a necessidade de ter um planejamento que direciona os esforços da entidade.
A existência do planejamento estratégico torna a entidade mais bem-preparada para as mudanças, porque antevê e possibilita um processo de construção, análise e validação contínua da estratégia organizacional. Em contrapartida, a falta de planejamento cria incertezas e excesso de possibilidades, que podem deixar a entidade perdida, com um menu de opções muito grande.
Desde a sua criação até os dias atuais, muitas mudanças ocorreram no segmento, no qual destacamos a inserção dos planos instituídos, gestão baseada em riscos, controles internos, selos de autorregulação, diversificação dos investimentos, tecnologias mais avançadas para apoiar o negócio, capital humano mais especializado, transparência e mais recentemente o foco em negócios, vendas e concorrência.
Claro que podemos destacar muitos outros temas relativos à evolução, destaquei apenas alguns, porém chamo a atenção para o foco no negócio, vendas e concorrência, questões inimagináveis há alguns anos.
Diante do cenário atual e a perspectiva para o futuro, a elaboração ou mesmo a revisitação do planejamento estratégico das Entidades Fechadas de Previdência Complementar torna-se fundamental para ajustar a trajetória para obtenção dos resultados projetados e concretização da visão de futuro esperada.
O objetivo do planejamento estratégico é garantir que os esforços da entidade sejam viáveis, para atingir a visão de futuro esperada, porém, como assegurar isso?
Propósito da entidade – O propósito indica aquilo que se quer alcançar ou atingir, ou seja, demonstra a disposição por realizar alguma coisa, possuindo finalidades e podendo ou não ser acompanhados de ações para atingi-los com olhar para o presente e o futuro:
Presente: o que é a entidade, onde está inserida e qual o propósito da sua existência.
Futuro: o que a entidade quer ser daqui a alguns anos e onde quer estar.
A estrada do presente até o futuro: o que precisa ser feito para chegar na visão de futuro.
Alinhamento: quem faz o que para atingir o propósito e como monitorar as ações para atingi-lo.
Todos os pontos, bem estabelecidos, proporcionam um entendimento comum sobre o propósito, que deve ser conhecido por todas as áreas da entidade, isso inclui todos os colaboradores que estão no dia a dia na operação, líderes, gestores, dirigentes e conselhos.
Entendimento da estratégia – Para um funcionamento eficaz, a estratégia precisa ser de fácil entendimento, ou seja:
Simples: diferente de simplismo, simplicidade não despreza aspectos fundamentais do objetivo.
Clara: ser compreensível em todos os níveis da entidade.
Factível: possível de ser executada.
Objetiva: fácil, breve, curta, sintetizada.
Uma maneira de atender essas características é segmentar a estratégia em temas, que normalmente variam entre poucos tópicos, apresentando a opção estratégica de maneira mais específica, como:
• Crescimento por aquisições de planos e recebimento de contribuições
• Rentabilidade e gestão de investimentos
• Excelência operacional
• Satisfação dos participantes, patrocinadores e instituidores
Se pensar que o planejamento estratégico funciona como um mapa ou, mais modernamente, como um GPS, ou seja, demonstra a melhor rota para se chegar a um objetivo, os temas estratégicos funcionam como sinalização de trânsito, informando e auxiliando como alcançar o destino com segurança.
Os temas estratégicos propiciam à entidade ter conhecimento se está chegando ao objetivo ou se é preciso fazer alguma ação de recuperação.
Detalhar a execução da estratégia – O planejamento deve detalhar a execução da estratégia, contendo:
Objetivos estratégicos: desdobramentos dos temas estratégicos, ou seja, aquilo que é necessário para concretizá-los. Por exemplo: se um dos seus temas estratégicos for “fidelidade”, o seu objetivo estratégico pode ser “proporcionar uma experiência incrível aos seus participantes”.
Indicadores estratégicos: também conhecidos como KPIs (indicadores-chave de performance), são unidades de medida que mensuram o desempenho dos objetivos estratégicos.
Iniciativas estratégicas: planos de ação que precisam ser realizados para atingir as metas dos indicadores que satisfazem os objetivos estratégicos. É comum se referir aos planos de ação, projetos ou programas que serão realizados pela entidade
Esse detalhamento possibilita uma visão ampla sobre a estratégia e tudo o que ela envolve: ações, prazos, recursos e responsabilidades, tornando o plano mais factível e dando a dimensão do esforço para executar a estratégia e chegar na visão de futuro esperada.
Motivação das pessoas – Os pontos levantados até o momento têm algo em comum: tudo precisa de pessoas para que o resultado aconteça.
Se as pessoas não compreenderem o porquê elas devem perseguir um objetivo, dificilmente vão trabalhar visando as consequências de longo prazo. O desconhecimento sobre os benefícios de uma ação implica em quedas na produtividade, colaboradores insatisfeitos e dirigentes tendo que explicar os insucessos. Aqui fica mais óbvia a importância dos objetivos claros e factíveis.
A existência de uma motivação contínua vai depender se as pessoas entendem, gostam e compartilham a visão de futuro da empresa. Cada atingimento de um objetivo deve ser comemorado e recompensado, criando um ambiente cada vez mais favorável ao atingimento da visão de futuro.
Governança – O papel da governança, no contexto de planejamento estratégico, é garantir processos e responsabilidades, construindo acordos entre o time e as partes interessadas.
Processos: estabelece as atividades, rotinas e tudo o que precisa ser feito para a execução da estratégia, sem deixar de lado o acompanhamento e monitoramento.
Responsabilidades: estabelece todos os responsáveis por todas as etapas, objetivos, indicadores, planos de ação, enfim, cada parte do planejamento precisa ter um responsável. Importante: responsável é pessoa física, não área.
Flexibilidade, estratégia e operação – Assim como um GPS, o planejamento estratégico precisa ser flexível e estabelecer novos caminhos para chegar ao destino. As intempéries ocorrem, como acidentes de trânsito, bloqueio de vias e, nesses casos, o GPS recalcula a rota. Com o planejamento estratégico também é assim, situações de mercado, mudanças significativas e irreversíveis do cenário macroeconômico e na legislação, novas tecnologias, inovações e até erros podem determinar a necessidade de algum ajuste na rota.
Importante não confundir flexibilidade com volatilidade. O primeiro está associado à resiliência e à adaptabilidade a uma determinada situação. Volatilidade está ligada a algo que muda com facilidade e frequência. Planos voláteis não se sustentam.
Para ajustes no planejamento, as mudanças precisam ser significativas e com certa relevância. Não é recomendado fazer alterações por situações menores, apesar da flexibilidade do planejamento.
Neste sentido, a criação de um comitê estratégico se faz necessária e precisa se reunir para checar o andamento das iniciativas estratégicas (planos de ação, projetos e programas) e verificar se o planejamento precisa de ajustes. Essas reuniões também são importantes para relembrar os temas e objetivos estratégicos, retomar o foco nas ações corretas e resgatar a motivação dos colaboradores, deixando o planejamento sempre vivo.
Conclusão – Fazer um planejamento estratégico que seja assertivo é um desafio das empresas de forma geral e não seria diferente para as Entidades Fechadas de Previdência Complementar.
Independente da metodologia ou ferramenta aplicada para elaboração ou revisão do planejamento estratégico, é importante refletir sobre vários aspectos e ser adaptável às constantes mudanças globais, considerando:
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Visão de futuro;
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Cultura e inovação;
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Pensamento sistêmico;
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Aprendizado organizacional;
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Liderança e constância de propósitos;
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Orientação por processos e informações;
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Geração de valor;
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Valorização das pessoas;
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Conhecimento sobre o cliente e mercado; e
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Desenvolvimento de parcerias
Responsabilidade social – Um planejamento estratégico bem elaborado e executado aproxima a entidade do seu objetivo. Além disso, deixa o ambiente mais integrado e alinhado, as pessoas passam a falar um idioma comum e assim fica mais fácil caminhar na mesma direção.
*Carlos Alberto de Sousa, gerente Administrativo e Financeiro da Viva Previdência
