“Daria para escrever um livro”, diz Ruy Gomes, Diretor Superintendente da Fapes, sobre o intenso período de oito meses que está à frente da entidade. Ele assumiu o cargo no mês de abril, cerca de um mês após a chegada da pandemia de Covid-19. Todos os colaboradores da entidade já estavam em home office e, mesmo assim, foram implantadas as mudanças e ferramentas necessárias para manter o funcionamento dos serviços de previdência e saúde.
Em entrevista exclusiva ao Blog Abrapp em Foco, o dirigente comenta os desafios e avanços desse período. Profissional com 13 anos de BNDES, Ruy Gomes já havia sido Diretor de Seguridade da Fapes entre setembro de 2016 e dezembro de 2017. De lá para cá, ele comenta que a entidade promoveu um amplo processo de corte de despesas administrativas e que mudou a maior parte do quadro de colaboradores. E no meio da pandemia, o processo de aperfeiçoamento da governança contou com importante avanço com o uso das tecnologias digitais.
Confira a seguir a entrevista na íntegra:
Daria para escrever um livro
“Assumi a presidência da Fapes em abril, logo após a chegada da pandemia. Com a experiência vivida nos últimos meses, daria para escrever um livro ou fazer um filme. O home office para mim tinha começado um pouco antes de assumir a Fapes. Começou quando ainda estava no BNDES. Aliás, o próprio processo de seleção foi realizado em home office”.
Não conhecia as pessoas
“Assumi com o desafio de gerir uma empresa com 150 pessoas que já estavam em home office. Eu não conhecia a maioria das pessoas. Fui diretor de seguridade da Fapes em 2016. Mas muita gente saiu da entidade desde então com o processo de corte de despesas administrativas. Havia muitas pessoas novas”.
Uso da tecnologia
“Se fosse há 10 anos, seria muito mais difícil. Acredito que não haveria capacidade tecnológica para manter o funcionamento do fundo. Claro, que a pandemia está sendo uma desgraça. Mas temos de ver o lado positivo também. A Fapes estruturou ferramentas tecnológicas de maneira surpreendente. Fizemos entregas. Não atrasamos o pagamento de benefícios”.
Redução do papel
“Quando comecei na Fapes já estavam todos em home office. Utilizamos ferramentas como o Teams para as reuniões. Usamos a solução Adobe para a assinatura eletrônica. Com isso, reduzimos drasticamente o uso de papel. E todo o processo se agilizou. É um caminho sem volta. Reduzimos ainda mais as despesas. Mas o mais importante foi cuidar da saúde de nossos colaboradores”.
Única vez no escritório
“Em oito meses como dirigente da Fapes, fui uma única vez ao escritório. Fui quando não havia ninguém lá. É que vamos iniciar uma obra. É um projeto de reforma e redução do tamanho do escritório que temos no Centro Empresarial Presidente Castelo Branco. Temos dois andares e vamos reduzir para um”.
Redução do tamanho
“Chegamos a ter três andares na Fapes. O tamanho já havia sido reduzido para dois andares e agora vamos reduzir novamente. Será um modelo diferente, chamado de flex office. Cada equipe terá sua frequência no escritório de acordo à necessidade. Algumas podem ir duas vezes por semana, outras apenas um vez. Cada colaborador terá um notebook e terá de agendar a ida ao escritório. E os funcionários não terão baia fixa. Haverá flexibilidade de espaço e de horários”.
Importância da presença
“Ao mesmo tempo que há mais flexibilidade, mas não haverá perda do contato. As equipes se encontrarão em dias específicos. É importante contar com a presença em alguns momentos, para dar novas ideias, implementar projetos. Não precisa ser 100% do tempo, mas será ainda necessário”.
Corte de despesas
“Já realizamos um processo importante de corte de despesas nos últimos anos. Houve uma queda radical das despesas. Os gráficos mostram uma curva bem acentuada para baixo. De 2016 a 2019 reduzimos as despesas em 39%. Se considerar apenas a área previdenciária, a redução foi de 50%. Acreditamos que já chegamos em um ponto adequado. Inclusive já conversamos sobre isso com o órgão de supervisão. Para funcionar como uma entidade de previdência e saúde eficiente, já não temos como reduzir o quadro de colaboradores. Como já disse, estamos reduzindo agora nossa estrutura física. Temos de investir de agora em diante em nossos colaboradores”.
Planejamento estratégico
“Contratamos uma consultoria para planejamento estratégico para traçar os próximos cinco anos. É um trabalho que será concluído em dezembro. E neste ponto, o planejamento estratégico da Abrapp foi muito importante. Ele está contribuindo para definir os rumos da Fapes. Vamos apresentar o resultado de nosso planejamento em uma live no início do ano que vem para nossos participantes”.
Realização de Lives
“Temos realizado lives mensais voltadas aos participantes. É uma nova forma de aproximação com nosso público. É um exemplo de como o cenário de pandemia foi aproveitado para ampliar o uso da tecnologia e fortalecer o relacionamento com os participantes. Eles podem assistir a live de suas casas e interagir com perguntas e comentários. Isso é muito importante, principalmente para o público de aposentados, cuja participação é muito maior se comparado com os eventos presenciais que a Fapes realiza antes da pandemia”.
Plano família
“Nosso modelo de plano família já foi aprovado pela Previc. Nossa previsão é abrir para adesões na metade de 2021. Antes disso, estamos concluindo a implantação do sistema SAP. É uma ferramenta robusta para rodar os planos de previdência. O novo sistema será utilizado também para rodar o novo plano voltado aos familiares dos participantes”.
Recuperação dos investimentos
“Sofremos um forte impacto, como todo o sistema, com o início da crise que impactou os mercados em março deste ano. Passamos a registrar boa recuperação nos meses seguintes e recentemente o mercado registrou alguns altos e baixos novamente. O mês de novembro foi muito bom e acreditamos que iremos fechar o ano sem necessidade de equacionamento de déficits. Claro que isso depende do desempenho do mês de dezembro. Sempre promovemos a revisão das premissas atuariais, das hipóteses dos planos. Não olhamos apenas para a rentabilidade”.
Cuidado à saúde
“Cuidamos da saúde de milhares de pessoas e família. Demos uma virada no meio da pandemia. Implantamos o programa saúde da família. Os médicos e enfermeiros passaram a monitorar quem tinha sintomas. Seguimos um modelos de saúde preventiva. É um modelo que beneficia a empresa, com reduz os gastos e diminui internações. E também é melhor para os participantes”.
